Whistleblower-Politik

1.1 Wir verpflichten uns, unsere Geschäfte mit Ehrlichkeit und Integrität zu führen, und wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie hohe Standards einhalten. Alle Organisationen sind jedoch dem Risiko ausgesetzt, dass von Zeit zu Zeit etwas schief geht. Eine Kultur der Offenheit und Verantwortlichkeit ist unerlässlich, um Fehlverhalten zu verhindern und es zu beheben, wenn es doch geschieht.

1.2 Die Ziele dieser Politik sind:

• 1.2.1 die Mitarbeiter zu ermutigen, mutmaßliches Fehlverhalten so bald wie möglich zu melden, in dem Wissen, dass ihre Bedenken ernst genommen und gegebenenfalls untersucht werden und dass ihre Vertraulichkeit gewahrt bleibt;
• 1.2.2 dem Personal eine Anleitung zu geben, wie es seine Bedenken äußern kann;
• 1.2.3 den Mitarbeitern zu versichern, dass sie in der Lage sein sollten, echte Bedenken ohne Angst vor Repressalien zu äußern, selbst wenn sie sich als falsch erweisen sollten.

1.3 Diese Politik ist nicht Teil des Arbeitsvertrags der Mitarbeiter und kann jederzeit geändert werden.

Diese Politik gilt für alle Personen, die auf allen Ebenen der Organisation arbeiten, einschließlich leitender Angestellter, Führungskräfte, Direktoren, Mitarbeiter, Freiberufler, Berater, Auftragnehmer, Heimarbeiter, Teilzeitbeschäftigte, befristet Beschäftigte, Gelegenheitsarbeiter und Leiharbeiter (in dieser Politik zusammenfassend als Mitarbeiter bezeichnet).

3.1 Whistleblowing ist die Weitergabe von Informationen, die sich auf vermutetes Fehlverhalten oder Gefahren am Arbeitsplatz beziehen. Dazu können gehören: kriminelle Handlungen, Justizirrtümer, Gefahren für Gesundheit und Sicherheit, Umweltschäden, Nichteinhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, Bestechung, Fahrlässigkeit, Verstöße gegen unsere internen Richtlinien und Verfahren, z. B. jede Form von Diskriminierung oder Mobbing, oder die absichtliche Verheimlichung einer dieser Angelegenheiten.

3.2 Ein Whistleblower ist eine Person, die ein echtes Anliegen in Bezug auf einen der oben genannten Punkte vorbringt. Wenn Sie ernsthafte Bedenken in Bezug auf vermutetes Fehlverhalten oder Fahrlässigkeit in Bezug auf eine unserer Aktivitäten haben, sollten Sie dies im Rahmen dieser Richtlinie melden.

3.3 Diese Richtlinie sollte nicht für Beschwerden verwendet werden, die sich auf Ihre persönlichen Umstände beziehen, z. B. auf die Art und Weise, wie Sie am Arbeitsplatz behandelt wurden. In solchen Fällen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.

3.4 Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob etwas in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt, sollten Sie sich an den Whistleblowing-Beauftragten wenden, dessen Kontaktdaten Sie am Ende dieser Richtlinie finden.

4.1 Wir hoffen, dass Sie in vielen Fällen in der Lage sein werden, Ihre Bedenken bei Ihrem direkten Vorgesetzten oder Ihrer Personalabteilung vorzubringen. Sie können sich persönlich an sie wenden oder die Angelegenheit schriftlich darlegen, wenn Sie dies bevorzugen. Möglicherweise können sie eine Lösung für Ihr Anliegen finden, die schnell und effektiv ist. In einigen Fällen können sie die Angelegenheit an den Whistleblowing-Beauftragten weiterleiten.

4.2 Ist die Angelegenheit jedoch schwerwiegender oder haben Sie das Gefühl, dass Ihr direkter Vorgesetzter oder die Personalabteilung nicht auf Ihr Anliegen eingegangen ist, oder ziehen Sie es aus irgendeinem Grund vor, es nicht mit ihnen zu besprechen, sollten Sie sich in erster Instanz an Mary Basterfield(mary@S4Capital.com), Tel.: +44 7714 986175, oder, falls Sie sich nicht in der Lage fühlen, Mary zu kontaktieren, an Rupert Faure Walker, Senior Independent Director und Whistleblowing Officer (rupertfaurewalker@hotmail.com, Tel.: +44 (0)7831 620163) wenden.

5.1 Wir hoffen, dass die Mitarbeiter sich in der Lage fühlen, ihre Bedenken im Rahmen dieser Politik offen zu äußern. Wenn Sie Ihr Anliegen jedoch vertraulich vorbringen möchten, werden wir uns bemühen, Ihre Identität geheim zu halten. Sollte es notwendig sein, dass jemand, der Ihr Anliegen untersucht, Ihre Identität kennt, werden wir dies mit Ihnen besprechen.

5.2 Wir ermutigen unsere Mitarbeiter nicht dazu, anonyme Hinweise zu geben. Eine ordnungsgemäße Untersuchung kann schwieriger oder unmöglich sein, wenn wir keine weiteren Informationen von Ihnen erhalten. Hinweisgeber, die mögliche Repressalien befürchten, wenn ihre Identität aufgedeckt wird, sollten sich an den Whistleblowing-Beauftragten oder eine der anderen unter Ziffer 4 aufgeführten Kontaktstellen wenden, die dann geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit ergreifen können. Im Zweifelsfall können Sie sich an die unabhängige Whistleblowing-Organisation Protect wenden, die eine vertrauliche Beratungsstelle anbietet.

6.1 Das Ziel dieser Richtlinie ist es, einen internen Mechanismus für die Meldung, Untersuchung und Behebung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu schaffen. In den meisten Fällen sollten Sie es nicht für nötig halten, externe Stellen zu alarmieren.

6.2 Das Gesetz erkennt an, dass es unter bestimmten Umständen angemessen sein kann, dass Sie Ihre Bedenken einer externen Stelle wie einer Aufsichtsbehörde melden. Es wird sehr selten, wenn überhaupt, angemessen sein, die Medien zu alarmieren. Wir empfehlen Ihnen dringend, sich beraten zu lassen, bevor Sie ein Anliegen an eine externe Stelle melden. Die unabhängige Whistleblowing-Organisation Protect betreibt eine vertrauliche Helpline. Sie verfügt auch über eine Liste der vorgeschriebenen Regulierungsbehörden für die Meldung bestimmter Arten von Bedenken. Ihre Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Richtlinie.

6.3 Whistleblowing-Bedenken beziehen sich in der Regel auf das Verhalten unserer Mitarbeiter, manchmal aber auch auf die Handlungen eines Dritten, z. B. eines Kunden, Lieferanten oder Dienstleisters. Das Gesetz erlaubt es Ihnen, Ihre Bedenken gegenüber Dritten zu äußern, wenn Sie vernünftigerweise annehmen, dass sie sich hauptsächlich auf deren Handlungen oder auf etwas beziehen, das rechtlich in deren Verantwortung liegt. Wir empfehlen Ihnen jedoch, solche Bedenken zunächst intern zu melden. Wenden Sie sich an Ihren direkten Vorgesetzten, die Personalabteilung oder eine der anderen in Abschnitt 4 genannten Personen, die Sie beraten können.

7.1 Wir werden so bald wie möglich ein persönliches Gespräch oder eine Video- oder Audiokonferenz (je nach Art und Bedeutung Ihres Anliegens) mit Ihnen vereinbaren, um Ihr Anliegen zu besprechen. Sie können zu allen Gesprächen im Rahmen dieser Richtlinie einen Kollegen mitbringen. Ihre Begleitperson muss die Vertraulichkeit Ihrer Offenlegung und der anschließenden Untersuchung respektieren.

7.2 Im Anschluss an dieses Gespräch führen wir eine erste Bewertung durch, um den Umfang einer eventuellen Untersuchung zu bestimmen. Wir werden Sie über das Ergebnis unserer Bewertung informieren. Sie können aufgefordert werden, an weiteren Treffen teilzunehmen, um weitere Informationen zu liefern.

7.3 In einigen Fällen können wir einen Ermittler oder ein Ermittlerteam einsetzen, das aus Mitarbeitern mit einschlägiger Erfahrung mit Ermittlungen oder Fachkenntnissen in dem betreffenden Bereich besteht. Der/die Untersuchungsbeauftragte(n) kann/können Empfehlungen für Veränderungen aussprechen, die es uns ermöglichen, das Risiko künftigen Fehlverhaltens zu minimieren.

7.4 Wir sind bestrebt, Sie über den Fortgang der Untersuchung und den voraussichtlichen Zeitrahmen auf dem Laufenden zu halten. In manchen Fällen kann es jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht möglich sein, Ihnen spezifische Einzelheiten der Untersuchung oder der daraufhin ergriffenen Disziplinarmaßnahmen mitzuteilen. Sie sollten alle Informationen über die Untersuchung als vertraulich behandeln.

7.5 Wenn wir zu dem Schluss kommen, dass ein Hinweisgeber vorsätzlich falsche Behauptungen aufgestellt hat, werden gegen ihn Disziplinarmaßnahmen eingeleitet.

8.1 Obwohl wir nicht immer das gewünschte Ergebnis garantieren können, werden wir versuchen, Ihr Anliegen fair und angemessen zu behandeln. Indem Sie diese Richtlinie nutzen, können Sie uns helfen, dies zu erreichen.

8.2 Wenn Sie mit der Art und Weise, wie Ihr Anliegen behandelt wurde, nicht zufrieden sind, können Sie sich an eine der in Absatz 4 genannten Kontaktpersonen wenden. Die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Richtlinie.

9.1 Es ist verständlich, dass Whistleblower manchmal Angst vor möglichen Konsequenzen haben. Wir wollen Offenheit fördern und werden Mitarbeiter unterstützen, die im Rahmen dieser Politik echte Bedenken äußern, selbst wenn sich diese als falsch herausstellen.

9.2 Die Mitarbeiter dürfen keine nachteilige Behandlung erfahren, wenn sie Bedenken äußern. Eine nachteilige Behandlung umfasst Entlassung, Disziplinarmaßnahmen, Drohungen oder andere nachteilige Behandlung im Zusammenhang mit dem Ansprechen eines Anliegens. Wenn Sie glauben, dass Sie eine solche Behandlung erfahren haben, sollten Sie den Whistleblowing-Beauftragten unverzüglich informieren. Wird die Angelegenheit nicht behoben, sollten Sie sie formell im Rahmen unseres Beschwerdeverfahrens vorbringen.

9.3 Das Personal darf Hinweisgebern in keiner Weise drohen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen sie ergreifen. Jeder, der in ein solches Verhalten verwickelt ist, muss mit disziplinarischen Maßnahmen rechnen.

10.1 Der Vorstand trägt die Gesamtverantwortung für diese Richtlinie und für die Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen, die als Reaktion auf im Rahmen dieser Richtlinie geäußerte Bedenken ergriffen werden.

10.2 Unter der Aufsicht des Whistleblowing-Beauftragten trägt Mary Rademaker, der CFO der Gruppe, die tägliche operative Verantwortung für diese Richtlinie und muss sicherstellen, dass alle Manager und sonstigen Mitarbeiter, die sich mit Bedenken oder Untersuchungen im Rahmen dieser Richtlinie befassen könnten, regelmäßig und angemessen geschult werden.

10.3 Der Whistleblowing-Beauftragte sollte in Zusammenarbeit mit dem Vorstand diese Richtlinie mindestens einmal im Jahr aus rechtlicher und operativer Sicht überprüfen.

10.4 Alle Mitarbeiter sind für den Erfolg dieser Richtlinie verantwortlich und sollten sicherstellen, dass sie sie nutzen, um mutmaßliches Fehlverhalten zu melden. Die Mitarbeiter sind aufgefordert, sich zu dieser Richtlinie zu äußern und Vorschläge zu ihrer Verbesserung zu machen. Kommentare, Vorschläge und Fragen sollten an den CFO der Gruppe und/oder den Whistleblowing-Beauftragten gerichtet werden.