Beim Veränderungsmanagement sind Beziehungen alles

Tools können Teams sicherlich dabei helfen, besser und effizienter zu arbeiten, aber sie allein bringen Ihr Team nicht dorthin, wo es sein soll. Wir wissen aus Erfahrung, dass Ihre Bemühungen um eine Transformation nicht wirklich transformativ sein werden, wenn Sie die Herausforderungen der Beziehungen nicht direkt angehen. Wir haben uns vorgenommen, dieses Problem zu lösen, indem wir die Muster der Zusammenarbeit auf eine Art und Weise greifbar machen, die wir im Laufe der Zeit verfolgen und messen können.

Bei einem multinationalen Pharmakunden führten Ineffizienzen in der Teamzusammenarbeit zu überlasteten/unterausgelasteten Teams sowie zu kreativen Verzögerungen zwischen dem internen Team und Drittanbietern. "Wir stellten fest, dass die Regeln für die Zusammenarbeit nicht definiert worden waren", sagt Matt Lentz, Vice President of Enterprise Consulting. "Unsere Lösung bestand also darin, die auf den Media.Monks-Servern empfangenen E-Mails sowie die Menge der von verschiedenen Quellen empfangenen Nachrichten zu untersuchen, um eine Methodik zur Verfolgung von Einsatzregeln zu entwickeln."

Lentz schrieb ein Briefing für unser Service-Automatisierungsteam, das ständig nach Möglichkeiten sucht, Lösungen zu entwickeln, die einen Mehrwert schaffen oder eine Geschäftseinheit in die Lage versetzen, intern oder für unsere Kunden Zeit und Kosten zu sparen. Dylan McBurnett, Lead Technical Solutions Engineer im Bereich Media, reagierte auf die Anfrage mit der Entwicklung eines Tools, das Kommunikationsmuster in großem Maßstab bewerten kann. Das Tool zur Kommunikationsanalyse erfasst die Sende- und Empfangsdaten von Media.Monks E-Mail-Servern. Die Daten werden dann verwendet, um die gesamte Kommunikation zwischen dem Kundenteam und seinen Partnern visuell darzustellen - im Wesentlichen eine Momentaufnahme der Zusammenarbeit und Verbindung innerhalb des Unternehmens.

Die Daten halfen bei der Durchsetzung von Verhaltensregeln und bei der proaktiven Beseitigung von Sicherheitsverstößen, indem diejenigen identifiziert wurden, die nicht berechtigt waren, selbstständig E-Mails an Medienkäufer zu senden. Aber was vielleicht noch überzeugender war: Die Datenvisualisierungen lieferten einen Überblick über die Kommunikation im gesamten Unternehmen und zeigten, wie sich diese Beziehungen im Laufe der Zeit veränderten, da die Kommunikation immer effizienter wurde.

Daten nutzen, um bessere Arbeitsabläufe zu gestalten

Jede Marke sitzt auf einem Meer von Daten, die ihr helfen können, intelligenter zu arbeiten - sie sind sich dessen vielleicht nur nicht immer bewusst. Die Strukturierung dieser Daten kann weit mehr bewirken als nur die Durchsetzung von Verhaltensregeln; sie kann Ihnen helfen, die oben erwähnten Hindernisse, die eine Transformation verhindern, proaktiv zu vermeiden. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Empfehlungen, die wir auf der Grundlage der Ergebnisse unseres Tools für unseren Kunden aussprechen konnten.

Burnout vermeiden, indem man feststellt, dass die Mitarbeiter mit der Kommunikation überfordert sind. Die zwischen den Mitarbeitern ausgetauschten E-Mails implizierten Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Wir erstellten einen Zentralitätswert, um zu messen, welche Knoten (oder Personen) im Netzwerk die stärkste Verbindung zu anderen hatten. Ein Zentralitätswert, der 40 % höher ist als der der nächsten Person im Diagramm, deutet darauf hin, dass eine Person überfordert und ausgebrannt sein könnte. Diese Daten lieferten uns die Grundlage für die Empfehlung, einige Teammitglieder einzustellen, um die Belastung zu verringern.

Neue Brücken bauen, um Teams zu verbinden. Während einige Teams überlastet waren, waren andere nicht ausgelastet. "Wir stellten fest, dass einige Teams und Organisationen, mit denen unser Kunde während des gesamten Unterbringungsprozesses zusammengearbeitet hatte, sehr isoliert und unkoordiniert waren", so Lentz. Insbesondere bei In-Housing besteht eine häufige Herausforderung darin, dass neue Teams nicht über die notwendigen Beziehungen zu Drittanbietern verfügen. Mit Hilfe von Visualisierungen lassen sich diese Lücken leicht erkennen, da die Knoten an der Peripherie die fehlende Verbindung zum Rest des Netzwerks zeigen.

Bewertung der Kommunikationsverbesserungen im Laufe der Zeit. Das Schöne an der Datenvisualisierung ist, dass man Veränderungen im wahrsten Sinne des Wortes direkt vor Augen hat. "Durch die Netzwerkanalyse und strenge Kommunikationsrichtlinien konnten wir eine Verschiebung der allgemeinen Beziehungsmuster innerhalb der Organisation feststellen", sagt Lentz. Die gestiegene Zentralität des Kernteams im Netzwerk - ein Zeichen für hohe Konnektivität - machte deutlich, dass es die für eine erfolgreiche Medienarbeit erforderliche gegenseitige Abhängigkeit erreicht hatte.

Sie sehen, wie Kommunikationsdaten dabei helfen können, bessere Arbeitsweisen zu identifizieren und zu beeinflussen. Unabhängig von Ihrem Ansatz zur organisatorischen Umgestaltung ist der Aufbau von Beziehungen der Schlüssel. Die beste Technologie und die besten Tools allein bringen Sie nicht ans Ziel; mit den richtigen Erkenntnissen haben Sie den Treibstoff, der Sie auf dem Weg zum Transformationserfolg trägt.