Las políticas del distanciamiento social y quedarse en casa han impulsado una migración en masa de empleados que trabajan en oficinas a trabajar en casa. Mientras que trabajar en casa no es algo nuevo, el cambio tan rápido y repentino ha sido difícil para algunos negocios y empleados. 

Siendo un equipo móvil repartido en todo el mundo, somos expertos en conectarnos a video llamadas o estar al tanto de proyectos de forma digital; incluso en una oficina de MediaMonks, podrás ver a varios de nuestros Monks metidos en una junta con alguien en otro huso horario. Si tu o tu equipo son nuevos en trabajar de esta forma, no te preocupes; tenemos algunos sabios consejos. 

Lleva tu oficina a casa—literalmente. 

En tu transición a trabajar en casa, asegúrate de tener todas las herramientas y equipos que necesitará para mantenerte productivo. ¿Necesitas el segundo monitor de tu escritorio en la oficina? ¿Discos duros escondidos en el cajón? ¿O tal vez necesitas el escritorio en sí? Consulta con tu gerente o administrador de oficina para ver qué se puede transportar a tu hogar.

Esto no es una molestia; las empresas que tienen los medios y la capacidad deberían ofrecer soluciones prácticas más allá de las digitales cuando sus empleados trabajan desde casa. “Es fácil dejarse atrapar por palabras de moda como “primero digital” o “digital por defecto”, señala el Foro Económico Mundial. “Pero trabajar en los espacios digitales es más que solo aplicar herramientas y tecnología digital. Se trata de pensar en nuevos comportamientos y asegurarse de que todos tengan la capacidad de usar cualquier herramienta tecnológica sin problemas.”

Ponte cómodo (pero tampoco tanto).

Si ya estás acomodado en casa, comprende que si bien es importante encontrar el lugar ideal para “establecerte”, no tienes que permanecer en el mismo lugar todo el día. Intenta moverte por tu casa a diferentes horas del día, siempre y cuando el telón de fondo sea el adecuado para las videollamadas, y siempre que tengas acceso a una toma de corriente (o una batería portátil para respaldo, como Lewis Smithingham, nuestro Director de Soluciones Creativas, le dijo a Fast Company).

Sin embargo, te damos un consejo: no trabajes en la cama y evita quedarte en tu pijama. Estas son cosas que tu cerebro asocia con la relajación, y pueden afectar tu productividad y la calidad del sueño.

Aprovecha al máximo las herramientas colaborativas y de productividad.

Si tu empresa utiliza una plataforma de comunicación en tiempo real como Slack, aprovecha al máximo las aplicaciones e integraciones para mantenerte conectado cuando estás (o no estás) disponible. Por ejemplo, Slack ofrece un modo ‘No Molestar’ para los momentos en que necesitas enfocarte. También puedes sincronizar tu estado con tu calendario de trabajo para que otros puedan ver si en ese momento estás en una reunión. Es la siguiente mejor alternativa a caminar a escritorio de alguien para ver si está libre.

Toma descansos y encuentra un balance trabajo/vida.

Puede ser difícil alejarte del trabajo cuando tu espacio habitable también funciona como un espacio de trabajo. ¡Haz un horario diario que incluya descansos y un momento para detenerte durante el día, y síguelo! Las herramientas de administración del tiempo, como el calendario de tu oficina, a menudo tienen opciones para establecer horarios de trabajo que desalientan la organización de reuniones fuera de ellos.

Y hablando de la vida fuera del trabajo, no te estreses demasiado si tu vida personal se filtra inesperadamente en una videollamada. Si bien deseas minimizar las interrupciones, la ocasional aparición de niños o de mascotas que se pasean en el fondo de una llamada, a menudo son entrañables y brindan la oportunidad para que tus colegas te conozcan mejor.

En algo relacionado, verifica con tus compañeros de trabajo antes de entrar a una llamada o reunión. La pandemia actual está afectando a todos de diferentes maneras, y vale la pena tomarte un tiempo para mostrar empatía, relacionarte con ellos y alejarte de la tensión del mundo.

Mantén la apariencia y mantén viva la cultura de la oficina.

Tener el equipo de la oficina separado no tiene que significar un aislamiento total. Para replicar nuestras reuniones regulares en la oficina y las reuniones de pie, nuestros Monks se encargaron de organizar reuniones a través de videoconferencia, ya sea para que los equipos se relajen o para una celebración de fin de semana con toda la oficina.

Si realmente necesitas algo de diversión, intenta organizar una hora feliz virtual una tarde, o incluso una noche de juegos. Poco después de que MediaMonks comenzara a exigir el distanciamiento social en sus oficinas, nuestros Monks construyeron una hoja de cálculo para recopilar gamertags y nombres de usuario en las plataformas de juego para que pudieran reunirse en línea durante un tiempo de descanso (uno de ellos incluso reconstruyó nuestra oficina de Nueva York en Minecraft).

El último punto es clave: trabajar desde casa no se trata solo de herramientas digitales o un enfoque estricto en la productividad. También debe haber espacio para la diversión, el antojo y la retención de los lazos sociales dentro o entre los equipos. Tal es el secreto para una fuerza laboral feliz (después de todo, este movimiento masivo de trabajo a distancia es extraño para muchos de nosotros). Por lo tanto, toma una taza de café, vístete y vuelve a revisar el fondo para tu video antes de que lo vean tus compañeros o los clientes: tu puedes hacerlo.

Social distancing and shelter-in-place policies have prompted a mass migration of employees from working in offices to working at home. While working from home isn’t new, the sudden and rapid shift has been difficult for some businesses and employees to navigate.

As a mobile team spread across the globe, we’re pros at connecting via video call or keeping tabs on projects digitally; even in a MediaMonks office, you’re likely to see several of our Monks engaged in a meeting with someone in another time zone. If you or your team is new to working this way, don’t sweat it; we’ve got some sage advice.

Bring your office home—literally.

In your transition to working at home, make sure you have all the tools and equipment you’ll need to stay productive. Do you need your second monitor from your desk in the office? Hard drives stashed away in the drawer? Or maybe you need the desk itself? Check with your manager or office administrator to see what can be transported to your home.

This isn’t an imposition; businesses that have the means and ability should offer practical solutions beyond simply digital ones when working from home. “It’s easy to be caught up by buzzwords like ‘digital first’ or ‘digital by default,’” notes the World Economic Forum. “But working in the digital spaces is about more than just applying digital tools and technology. It is about thinking about new behaviors and making sure everyone has the ability to use any tech tools seamlessly.”

Get comfy (but not too comfy).

If you’re already setup at home, understand that while finding the optimal place to “set up shop” is important, you don’t have to stay in the same spot all day. Try moving throughout your home at different times of day—so long as your backdrop is on-point for video calls, and as long as you have access to a charging outlet (or a power bank for backup, as Lewis Smithingham, our Director of Creative Solutions, told Fast Company).

One piece of advice, though: don’t work in bed, and avoid staying in your PJ’s. These are things that your brain associates with relaxation—and can mess with your productivity and sleep quality.

Make the most of collaborative and productivity tools.

If your business uses a real-time communications platform like Slack, make the most of apps and integrations to keep connected or telegraph when you are (or aren’t) available. For example, Slack offers a Do Not Disturb mode for moments when you need to focus. You can also sync your status with your work calendar so others can see if you’re currently in a meeting. It’s the next best alternative to walking by someone’s desk to see if they’re free.

Take breaks and manage a work/life balance.

It can be difficult walking away from work when your living space doubles as a workspace. Make a daily schedule that includes breaks and a time to stop for the day, and stick to it! Time management tools, like your office calendar, often have options to set working hours that discourage setting meetings outside of them.

And speaking of life outside of work, don’t get too stressed if your personal life unexpectedly seeps into video call. While you certainly want to minimize disruption, the occasional child or pet sauntering into the background of a call is often endearing and provides an opportunity for your colleagues to get to know you better.

On that note, check in on your coworkers before getting down to brass tacks in a call or meeting. The ongoing pandemic is affecting everyone in different ways, and it’s worth taking some time away to empathize, relate to one another and break away from some of the tension in the world.

Keep up appearances and keep the office culture alive.

Having the office team spread apart doesn’t have to mean total isolation. To replicate our regular in-office gatherings and standup meetings, our Monks have taken it upon themselves to set up get-togethers via video conference, whether it’s for teams to kick back or an office-wide celebration of the week’s end.

If you’re really in need of some fun, try setting up a virtual happy hour one evening, or even a game night. Shortly after MediaMonks began mandating social distancing at its offices, our Monks built a spreadsheet to collect gamertags and usernames across gaming platforms so they could meet online for some downtime (one of them even rebuilt our New York office in Minecraft).

That last point is key: working from home isn’t just about digital tools or a strict focus on productivity. There should also be some room for fun, whimsey and retaining social bonds within or across teams. Such is the secret for a happy work force (this mass move to telecommuting is weird for many of us, after all). So, put on a cup of coffee, get dressed and double-check your video back drop before you go live—you got this.