Una RFP no debería parecer un pedido por correo. En cambio, las mejores buscan fomentar una comunicación estratégica entre los clientes y sus contactos.

Terminaste de escribir tu RFP y estás listo para encontrar el socio que pueda cumplir con todos los pedidos en tu lista de entregables. Pero en vez de simplemente hacer una lista de esas necesidades, una RFP que ha sido diseñada para el éxito debería fomentar la comunicación entre el cliente y el socio. Antes de mandar la tuya, trata de incluir los detalles enumerados más abajo para asegurarte de que tu socio entienda claramente cuáles son tus metas—y pueda proveer ayuda adicional para cumplirlas si hace falta.

Ten un buen sentido del alcance de los entregables del proyecto.

Cuando visualices tu proyecto y hagas un borrador de la RFP, no te enfoques tanto en las cosas grandes, ya que esto puede hacer que pases por alto algunos detalles más pequeños. Una campaña fuerte incluye varios materiales distintos, que a su vez pueden incluir piezas para redes sociales, gifs/videos, redacción y más, así que mejor tómate un poco de tiempo para enlistar todas las piezas que vas a querer de producción. De lo contrario, puedes encontrarte en un apuro más adelante para conseguir materiales faltantes. En este sentido, puedes incluir una lista de entregables que está fuera del alcance de tu proyecto (arte conceptual, por ejemplo) para más claridad.

Si aún no sabes bien cuáles serán todos los entregables ni tienes mapeada la ruta hacia tu meta, no hay problema; para eso están los socios, y ellos pueden ayudarte a encontrar las respuestas. Si ya estás viendo a algunos, fíjate si ofrecen workshops que ayudan a los clientes a planear y realizar sus metas. Esto también puede ayudarte a la hora de defender tu marca y el proyecto en la proposición de valor de la RFP.

Incluye detalles sobre lo que sucederá luego del lanzamiento.

Algo que tu RFP no debería pasar por alto son los detalles sobre la duración de tu proyecto luego del lanzamiento. Esto va más allá de un acuerdo de garantía, que se enfoca más bien en arreglar problemas o cuestiones técnicas durante algún período luego del lanzamiento. Si el proyecto necesitará actualizaciones continuas en el futuro, asegúrate de que tu socio potencial esté abierto a colaborar en un procedimiento de transferencia, que podría llegar a limitarlos en términos técnicos o requerir que provean a tu equipo con documentación adicional.

También es útil detallar si, y cómo, tu campaña encaja dentro de una estrategia general. Mientras que una campaña de perfil alto definitivamente viene bien a la hora de causar revuelo y generar emociones, un enfoque de este tipo ya no cumple con los requisitos del panorama mediático de hoy en día. “La gran idea es excelente y necesaria”, dice Joe Olsen, SVP de Crecimiento en MediaMonks, “pero el desafío, y la oportunidad que las marcas de hoy enfrentan, es entregar una experiencia personalizada a lo largo de distintos canales”.

Si tu proyecto es el componente de una campaña más grande, incluye esa estrategia dentro de tu RFP. Un buen socio te ayudará a asegurarte de que tu mensaje se alinee a lo largo de todos los proyectos y te ayudará a realizar esas metas.

No temas pedir consejos.

Algunas empresas se comprometen con más de lo que pueden dar a la hora de desarrollar las metas de una campaña, lo cual resulta en sistemas o plataformas que no son sustentables. Las agencias inexpertas entregarán cualquier cosa que los clientes les pidan más allá de si la solución encaja con las capacidades del cliente o su trayectoria. Por ejemplo, pueden proveer un CRM modernísimo para un cliente que lo pide, sólo para descubrir que es demasiado complejo para que el cliente lo utilice eficientemente.

Idealmente, el socio que elijas podrá ofrecer su punto de vista para ayudarte a encontrar la mejor solución—aún si eso significa ayudarte a ampliar tu ecosistema a lo largo del tiempo. Es más, los socios son expertos en lo que hacen, así que si necesitas ayuda con una industria específica, alguna tecnología o plataforma, no dudes en pedir su opinión profesional sobre cómo resolver algo.

Cuando los clientes escriben sus necesidades en una RFP con mayor transparencia, eso ayuda a los socios potenciales a entender sus necesidades y limitaciones. Un enfoque proactivo hace que los clientes encuentren mucho más valor en esa relación con los socios. Y hablando de comunicación…

Ten un plan de comunicación para lidiar con cuestiones inesperadas.

La posibilidad de que tu proyecto se aleje del camino indicado no es demasiado alta, pero eso no significa que no deberías ser proactivo a la hora de minimizar el riesgo. Uno de los problemas más comunes a los que los clientes y sus socios se enfrentan es una festividad inesperada que le pone un freno a todo—aunque esto es fácil de evitar si incluyes un calendario detallado en tu RFP.

Los cambios en el equipo también pueden ser un tema con los proyectos a largo plazo, tanto si es un desarrollador que se va a otro proyecto o un manager que cambia de rol. Pero esto no es un problema para las empresas más grandes que tienen recursos de sobra, así que es útil saber el tamaño del equipo o la organización.

Dejar las bases sentadas para un plan de comunicaciones claro es una gran manera de evitar problemas durante un proyecto que se extiende en el largo plazo, y una RFP es el lugar perfecto para dejar en claro todas y cada una de tus necesidades. Al poner el foco en los cuatro puntos enumerados más arriba, puedes brindarle un nivel de detalle a tu RFP que le mostrará claramente a tus socios todo lo que necesitas—y también facilitará tu tarea de evaluar quién es el mejor candidato para realizar el trabajo.

An RFP shouldn’t read like a mail-in order. Instead, the most successful ones strive to foster strategic communication between clients and their prospects.

You finished writing your RFP and you’re ready to find the partner who can tick all the boxes on your list of deliverables. But rather than simply list out needs, an RFP designed for success should foster communication and collaboration between client and partner. Before you send out yours, try to include the details below to ensure your partner clearly understands your goals—and can provide some extra help in realizing them if need be.

Get a sense of the entire scope of project deliverables.

When envisioning your project and drafting up the RFP, don’t focus so much on the big things that you forget the little ones, too. A strong campaign includes several different materials, which can include social media assets, gifs/video, copywriting and more, so take some time to list out all the ones you’ll want from production. Otherwise, you might find yourself scrambling to make up for missing campaign materials later. On a related note, you might include a list of deliverables that are excluded from the scope of your project (for example, concept art) for extra clarity.

If you don’t have a handle on all the deliverables or a roadmap to your goal, that’s fine; that’s what partners are for, and they can help you find your answers. If you’re eyeing some partners already, see if any offer workshops to help clients strategize and realize their goals. This can also aid you in making a case for your brand and project in your RFP’s value proposition.

Include details on life after launch.

Something your RFP shouldn’t overlook is some detail on the life of your project post-launch. This goes beyond a simple warranty agreement, which focuses on fixing technical bugs or issues for a period past launch. If the project will need continuous updates into the future, ensure your prospective partner is open to collaborating a handoff procedure, which might impose technical limitations on them or require they draft up additional documentation for your team.

It’s also useful to detail if, and how, your campaign fits within an overall strategy. While a high-profile campaign is certainly nice for causing a stir and generating lots of excitement, a “one-and-done” approach no longer fits the bill for today’s media landscape. “The big idea is great and necessary,” says Joe Olsen, SVP of Growth at MediaMonks, “but the ability to deliver a personalized experience across different channels is both the challenge and opportunity that brands face today.”

If your project serves as catalyst for a larger overall campaign, include that strategy within your RFP. A good partner will help you ensure your messaging aligns across projects and will help you realize those goals.

Don’t be afraid to ask for advice.

Some businesses bite off more than they can chew when developing campaign goals, resulting in systems or platforms that aren’t actually sustainable. Eager agencies will deliver on whatever the client asks for regardless of whether the solution fits the client’s size or track record. For example, they might provide a state-of-the-art CRM for a client who seeks one, only for the client to discover it’s too complex for them to use efficiently.

Ideally, your chosen partner will be able to offer their point of view to help you find the best-fit solution—even if that means helping you grow your ecosystem over time. In fact, partners are experts in their field, so if you need help with a specific industry, technology or platform, don’t hesitate to ask for their professional opinion on how to approach something.

When clients write their need in an RFP with greater transparency, it helps prospects understand their needs and limitations. Such a proactive approach helps clients get much more value out of the relationship. And speaking of communication…

Have a communication plan to deal with unexpected issues.

The chance of your project going off-track isn’t too high, but that doesn’t mean you shouldn’t be proactive in lowering the risk. One of the most common issues that clients and their partners run into is an unexpected holiday that puts things to a halt—although this is easily avoided by including a detailed calendar in your RFP.

Team turnover is sometimes an issue with longer-term projects, whether it be a manager switching roles or a developer moving onto another project. But this isn’t much of an issue for larger companies who have resources to spare, so it’s useful to request team or organization size.

Setting up a clear communications plan is a great way to avoid issues over the course of a long-term project, and an RFP is the perfect place to lay out any and all your needs. By keeping the four points above in mind, you can add a level of detail to your RFP’s that better show partners what you need—and will make it easier for you to assess who’s fit for the job.