Nossa Política de Denúncias oferece mecanismos para denunciar e investigar suspeitas de irregularidades.

Introdução

Nossos valores

Um dos principais valores da Monks é a Integridade e a Responsabilidade, que estão ligadas ao nosso Princípio Fundamental de Autenticidade, Integridade e os mais altos Padrões Éticos em nossas negociações comerciais.

Eles se aplicam a todas as nossas negociações dentro da Monks e quando trabalhamos com clientes, fornecedores e em nossas comunidades.

Objetivo

Esperamos os mais altos padrões éticos em todos os nossos negócios, portanto, pode haver ocasiões em que qualquer um de nossos colegas deseje denunciar suspeitas de irregularidades. O objetivo desta Política é fornecer mecanismos para relatar e investigar tais preocupações. Esta Política visa a apoiar:

1. Uma cultura de autenticidade e responsabilidade;
2. A denúncia de suspeitas de irregularidades, sabendo que as preocupações serão levadas a sério e investigadas conforme apropriado, respeitando a confidencialidade;
3. Os métodos para levantar uma preocupação; e
4. O princípio de não retaliação.

Princípios

Anonimato

Incentivamos as pessoas a colocarem seus nomes em todas as denúncias que fizerem, mas se preferirem permanecer anônimas, suas denúncias ainda serão levadas a sério e investigadas na medida do possível. Observe que as denúncias anônimas podem ser mais difíceis de investigar, portanto, incentivamos os funcionários a incluir o máximo possível de informações factuais.

Confidencialidade

Trataremos, na medida do possível, todas as denúncias de forma confidencial e sensível. A identidade do funcionário que fizer a denúncia não será revelada sem consentimento explícito a ninguém além dos membros da equipe que receberem e acompanharem a denúncia. Embora a identidade do denunciante seja mantida em sigilo, é possível que qualquer investigação descubra informações que possam ser preocupantes quanto à identidade do denunciante.

Alegações falsas

Nenhuma ação será tomada contra qualquer indivíduo que faça uma denúncia de boa-fé, mesmo que as alegações não sejam confirmadas pela investigação subsequente.

Não retaliação

Nosso objetivo é incentivar a abertura e apoiaremos os funcionários que relatarem preocupações genuínas de acordo com esta Política.

Esta Política foi elaborada para oferecer proteção aos funcionários que comunicarem preocupações de boa-fé, na crença razoável de que a comunicação tende a demonstrar má prática ou impropriedade, que a divulgação seja feita a uma pessoa apropriada e de acordo com esta Política e quaisquer procedimentos relacionados.

A não-retaliação é um dos princípios fundamentais desta Política e operamos uma política de tolerância zero para todas as formas de comportamento retaliatório contra indivíduos que relatam preocupações.

O que é Whistleblowing?

Denúncias

Denúncia é a divulgação de informações relacionadas a suspeitas de irregularidades, violações da lei ou perigos no trabalho. Isso pode incluir: qualquer suspeita de conduta fraudulenta, conduta corrupta, suborno, negligência, violação de qualquer regra antitruste e de direito da concorrência aplicável, violação da proteção de dados pessoais e das regras de segurança do sistema da Empresa, risco à saúde e à segurança de um indivíduo, risco ao meio ambiente, atividade criminosa, descumprimento de qualquer obrigação legal ou regulatória e ocultação deliberada de qualquer informação referente a qualquer um dos itens acima.

Nós o incentivamos a se manifestar! Quaisquer preocupações genuínas relacionadas a suspeitas de irregularidades ou negligência que afetem qualquer uma de nossas atividades devem ser relatadas de acordo com esta Política.

Escopo desta política

Se não tiver certeza de que algo está dentro do escopo desta Política, você deve procurar orientação do Conselho Geral da Empresa, que atua como Diretor de Denúncias, Caroline Kowall, caroline.kowall@mediamonks.com.

Manifestação de uma preocupação

As preocupações dos funcionários são importantes para a Empresa e nós o incentivamos a tirar proveito desta Política.

Esperamos que, em muitos casos, você possa levantar qualquer preocupação diretamente com o seu gerente ou com o departamento de Recursos Humanos, mas você deve se sentir igualmente à vontade para levantar uma preocupação com qualquer um dos seguintes:

• Seu gerente direto ou indireto.
• Recursos Humanos.
• O Conselho Geral, atuando como Diretor de Denúncias, ou
• Plataforma Monks Speak Up, apoiada pela Convercent.

As denúncias podem ser feitas por escrito ou oralmente.

Tratamento de uma preocupação

Se a sua preocupação puder ser tratada de acordo com esta Política, iniciaremos uma investigação.

Serão tomadas as seguintes medidas:

• Confirmaremos sua denúncia em até 5 dias úteis.
• Marcaremos uma reunião com você, pessoalmente ou por vídeo/áudio conferência (conforme apropriado), assim que possível, para discutir a sua denúncia.
• Realizaremos uma avaliação inicial para determinar o escopo de qualquer investigação.
• Informaremos quem está cuidando do assunto e como poderá entrar em contato com ele ou ela.
• Informaremos se poderá ser solicitada assistência adicional.
• Forneceremos uma estimativa de quanto tempo a investigação levará.
• Orientaremos sobre o que fazer se você sofrer uma ação prejudicial imediata ou subsequente, como resultado da apresentação da denúncia.
• Procuraremos mantê-lo informado sobre o andamento da investigação e seu prazo provável. Os prazos para a investigação de preocupações levantadas de acordo com esta Política podem variar de acordo com a natureza e a complexidade do caso. Esperamos que, na maioria dos casos, possamos concluir a investigação em até 12 semanas. Também podemos indicar um investigador externo com experiência relevante ou especialização no assunto. Observe, no entanto, que talvez não possamos lhe informar detalhes específicos da investigação ou a ação exata que está sendo tomada para resolver a preocupação em circunstâncias em que isso possa infringir um dever de confidencialidade que temos para com outra pessoa.

Você deve tratar qualquer informação que lhe for fornecida sobre a investigação como confidencial, e nosso objetivo será fornecer feedback a você, como a pessoa que fez a denúncia original, dentro do mesmo prazo de 12 semanas.

Resultados

Embora nem sempre possamos garantir o resultado que você busca, nos comprometemos a tratar sua preocupação de forma justa e adequada. Ao usar esta Política, você pode nos ajudar a alcançar esse objetivo.

Se não estiver satisfeito com a forma como sua denúncia foi tratada, você pode levantar essa questão com a Conselheira Geral que atua como Oficial de Denúncias, Caroline Kowall, caroline.kowall@mediamonks.com.

Violação da política

Quando um membro da equipe violar esta Política, isso será considerado uma violação do Código de Conduta da Empresa e será tratado de acordo. Quando qualquer membro da equipe violar esta Política, isso será considerado uma violação do Código de Conduta da Empresa e será tratado de acordo.

Em circunstâncias limitadas, violações ou incidentes graves podem precisar ser relatados às autoridades apropriadas, incluindo quaisquer autoridades regulatórias ou de execução. Nesses casos, a Monks tomará medidas razoáveis para garantir que a identificação de qualquer funcionário denunciante seja confidencial, a menos que a divulgação seja inevitável para cumprir a legislação.

Governança

A Diretoria tem a responsabilidade geral por esta Política e por analisar a eficácia das ações tomadas em resposta às preocupações levantadas de acordo com esta Política.

Todas as preocupações com denúncias levantadas formalmente de acordo com esta Política serão relatadas periodicamente à Diretoria, embora os nomes individuais dos denunciantes sejam mantidos em sigilo.

Esta Política faz parte da Estrutura de Governança da Monks, que inclui:

• Código de Conduta.
• Política de prevenção de crimes financeiros.
• Outras políticas do Grupo, conforme aprovado pela Diretoria.