4 detalles que debe añadir a su solicitud de propuestas antes de enviarla

Una RFP no debe parecer un pedido por correo. Por el contrario, las que tienen más éxito se esfuerzan por fomentar la comunicación estratégica entre los clientes y sus clientes potenciales.

Ha terminado de redactar su RFP y está listo para encontrar al socio que pueda marcar todas las casillas de su lista de entregables. Pero en lugar de limitarse a enumerar necesidades, una RFP diseñada para el éxito debe fomentar la comunicación y la colaboración entre cliente y socio. Antes de enviar la suya, intente incluir los detalles que se indican a continuación para asegurarse de que su socio comprende claramente sus objetivos y puede proporcionarle ayuda adicional para alcanzarlos si es necesario.

Hazte una idea de todo el alcance de los entregables del proyecto.

Cuando visualice su proyecto y redacte la solicitud de propuestas, no se centre tanto en los aspectos importantes que se olvide también de los secundarios. Una campaña sólida incluye varios materiales diferentes, como recursos para redes sociales, gifs/vídeos, redacción de textos publicitarios y mucho más, así que tómate tu tiempo para enumerar todos los que necesitarás de la producción. De lo contrario, es posible que más adelante te encuentres luchando por recuperar los materiales de campaña que faltan. Por otra parte, puede incluir una lista de los entregables excluidos del ámbito del proyecto (por ejemplo, el arte conceptual) para mayor claridad.

Si no conoce todos los entregables o no tiene una hoja de ruta para alcanzar su objetivo, no pasa nada; para eso están los socios, que pueden ayudarle a encontrar las respuestas. Si ya tienes algunos socios a la vista, comprueba si alguno ofrece talleres para ayudar a los clientes a elaborar estrategias y alcanzar sus objetivos. Esto también puede ayudarte a defender tu marca y tu proyecto en la propuesta de valor de tu RFP.

Incluya detalles sobre la vida después del lanzamiento.

Algo que su RFP no debe pasar por alto es algún detalle sobre la vida de su proyecto después del lanzamiento. Esto va más allá de un simple acuerdo de garantía, que se centra en la corrección de errores o problemas técnicos durante un periodo posterior al lanzamiento. Si el proyecto va a necesitar actualizaciones continuas en el futuro, asegúrese de que su posible socio está abierto a colaborar en un procedimiento de traspaso, que podría imponerle limitaciones técnicas o exigirle que redacte documentación adicional para su equipo.

También es útil detallar si su campaña encaja en una estrategia general y cómo lo hace. Aunque una campaña de gran repercusión es sin duda buena para causar revuelo y generar mucha expectación, el enfoque de "una y ya está" ya no encaja en el panorama mediático actual. "La gran idea es estupenda y necesaria", afirma Joe Olsen, vicepresidente senior de Crecimiento de MediaMonks, "pero la capacidad de ofrecer una experiencia personalizada a través de diferentes canales es tanto el reto como la oportunidad a la que se enfrentan las marcas hoy en día."

Si su proyecto sirve de catalizador para una campaña general más amplia, incluya esa estrategia en su solicitud de propuestas. Un buen socio le ayudará a garantizar la coherencia de sus mensajes en todos los proyectos y a alcanzar sus objetivos.

No tenga miedo de pedir consejo.

Algunas empresas abarcan más de lo que pueden masticar cuando desarrollan los objetivos de la campaña, lo que da lugar a sistemas o plataformas que no son realmente sostenibles. Las agencias ávidas ofrecerán todo lo que el cliente pida, independientemente de si la solución se ajusta a su tamaño o a su historial. Por ejemplo, podrían proporcionar un CRM de última generación a un cliente que lo busca, sólo para que éste descubra que es demasiado complejo para utilizarlo de forma eficiente.

Lo ideal es que el socio elegido pueda ofrecer su punto de vista para ayudarle a encontrar la solución más adecuada, incluso si eso significa ayudarle a hacer crecer su ecosistema con el tiempo. De hecho, los socios son expertos en su campo, así que si necesita ayuda con un sector, tecnología o plataforma concretos, no dude en pedirles su opinión profesional sobre cómo enfocar algo.

Cuando los clientes escriben su necesidad en una RFP con mayor transparencia, ayuda a los clientes potenciales a comprender sus necesidades y limitaciones. Este enfoque proactivo ayuda a los clientes a obtener mucho más valor de la relación. Y hablando de comunicación..

Ten un plan de comunicación para hacer frente a imprevistos.

La posibilidad de que tu proyecto se salga de lo previsto no es demasiado alta, pero eso no significa que no debas ser proactivo para reducir el riesgo. Uno de los problemas más comunes con los que se encuentran los clientes y sus socios son unas vacaciones inesperadas que paralizan el proyecto, aunque esto se puede evitar fácilmente incluyendo un calendario detallado en la solicitud de propuestas.

La rotación del equipo es a veces un problema en los proyectos a largo plazo, ya sea porque un gestor cambia de función o un desarrollador se traslada a otro proyecto. Pero esto no supone un gran problema para las grandes empresas que tienen recursos de sobra, por lo que resulta útil solicitar el tamaño del equipo o de la organización.

Establecer un plan de comunicación claro es una forma estupenda de evitar problemas en el transcurso de un proyecto a largo plazo, y una RFP es el lugar perfecto para exponer todas y cada una de tus necesidades. Si tiene en cuenta los cuatro puntos anteriores, podrá añadir un nivel de detalle a sus RFP que muestre mejor a los socios lo que necesita, y le facilitará la evaluación de quién es apto para el trabajo.