Pasar de los eventos presenciales a los virtuales: 5 pasos que debe dar hoy mismo

Este artículo fue publicado originalmente por AMA @ ama.org.

Las restricciones gubernamentales y autoimpuestas relacionadas con el coronavirus COVID-19 afectan cada día más a nuestras comunidades y empresas. Y con la nueva normalidad que supone el distanciamiento social, el trabajo a distancia y la eliminación de las reuniones públicas en un futuro previsible, ha llegado el momento de revisar a fondo la estrategia de eventos de su empresa y hacer cambios, hoy mismo.

Aunque el cambio a la tecnología digital puede parecer un buen plan, nuestros clientes, especialmente los internacionales, están adoptando un enfoque más mesurado para identificar realmente lo que puede convertirse a la tecnología digital y lo que no.

Así pues, tanto si se trata de una gran empresa con cientos de eventos programados en el horizonte como de una pequeña o mediana empresa (PYME) con un puñado de eventos importantes planificados, aquí tiene cinco consejos para pasar de una estrategia de eventos presenciales a una digital:

1. Cree un comité directivo de eventos.

El comité debe estar formado por su equipo principal de expertos en eventos de marketing a los que acudir y también puede incluir socios o recursos adicionales de otros equipos (tecnología, por ejemplo). Estos líderes pueden orientar a los responsables de marketing locales y regionales, que intentan comprender lo que ocurre a escala mundial para poder actuar en sus propios mercados. El comité también puede ayudar a agilizar los procesos y la comunicación en torno a los cambios de estrategia, así como a formar a los responsables de marketing sobre cómo responder en este entorno único.

2. Evalúe los eventos a través del Q2.

Sea realista sobre lo que es absolutamente necesario. De momento, resuelva hasta el final del segundo trimestre, teniendo en cuenta lo siguiente:

• Qué cancelar. Cualquier evento en persona programado para las próximas dos o tres semanas no se puede ejecutar bien digitalmente en este corto espacio de tiempo. Y los eventos centrados en la creación de redes no se trasladan bien a las reuniones virtuales. Cancele estos eventos.
• Qué convertir a digital. En el segundo trimestre (de abril a junio), evalúe qué puede y debe pasarse a formato digital y qué puede posponerse hasta el tercer trimestre o más adelante. Los eventos educativos o centrados en productos, así como las conferencias magistrales y las entrevistas, se adaptan bien de forma virtual. Todo lo demás puede posponerse. Piense en lo que sus clientes y su público podrían aprovechar ahora.
• Considere la posibilidad de consolidar contenidos similares. Cree menos eventos e invite a un público más amplio.
• Identifique las claves del éxito. La conversión de un evento presencial a un formato digital (incluso sobre el mismo tema) tendrá puntos de referencia de éxito muy diferentes. A la hora de evaluar qué cancelar y qué convertir, piense en cómo sería el éxito -número de asistentes, tiempo de permanencia, comparticiones en redes sociales, descargas de contenidos, etc.- y si los objetivos de éxito son alcanzables para este evento concreto en un entorno virtual.

3. Haga inventario.

Determine los recursos tecnológicos, los flujos de trabajo y las habilidades del equipo.

• Considere las plataformas de eventos. Si necesita una plataforma de eventos de terceros, investigue qué utilizan otras empresas de su tamaño. Una vez que tenga una lista, elabore una matriz de características como análisis, cargos por ancho de banda, atención al cliente, capacidades de incrustación e integración en redes sociales.
• Evalúe los flujos de trabajo. ¿Tiene acceso a un estudio, un equipo de vídeo y un equipo de producción profesional? O quizá tenga un estudio, pero necesite contratar a profesionales que le ayuden con la grabación y la producción. Cuando consideres los formatos, evalúa qué herramientas y equipos tienes y cuáles necesitarás, ya que pueden añadir tiempo y costes.

4. Cree una experiencia virtual sólida.

Antes de elaborar una sola pieza de contenido, esfuércese por comprender a su público, sus puntos débiles y lo que ganarán asistiendo a su evento. Asegúrese de ofrecerles una experiencia única y valiosa, que no puedan obtener en ningún otro sitio.

• En cuanto al contenido, piense como un miembro del público. ¿Cómo puede ayudarles en su negocio? ¿Qué puedes ofrecer que sea único?
  • Para temas de gran calado, una estrategia podría ser crear contenidos de vídeo muy breves y pregrabados o una presentación al estilo TED Talk de 15 minutos o menos que resulte atractiva e inspiradora.
  • Para temas educativos, dividirlos en fragmentos más pequeños, tal vez como un vídeo a la carta, en el que el contenido está pregrabado y se puede consumir cuando sea necesario.
• Innove. Pruebe distintos enfoques de la participación. Averigüe mediante encuestas previas y posteriores al evento digital qué buscan los consumidores y cómo puede incorporar temas a su evento digital, ya sea un mensaje inspirador, un anuncio de producto o una demostración.
• Utilice el formato adecuado. Ofrezca experiencias que permitan a los clientes consumir contenidos de la mejor manera posible. ¿Debe ofrecerse el contenido en formato de vídeo? ¿O sería mejor una entrada de blog, un correo electrónico u otro formato? Y si es vídeo, ¿debería ser en directo o bastaría con contenido pregrabado, como vídeo a la carta?

5. Redoble su estrategia promocional.

Piensa en tu audiencia, en dónde pasa el tiempo y en los mensajes clave que podrían despertar su interés.

• Tenga en cuenta el comportamiento de los usuarios y las plataformas. Tanto si el modo de comunicación es Instagram, Facebook, Twitter o el correo electrónico, piense en cuánto promocionar y cuándo.
• Comunicar de forma creativa. En el entorno actual, los clientes recibirán cada día multitud de correos electrónicos y comunicaciones con un enlace a una experiencia virtual. La suya tiene que destacar.
• Destaque y diferencie su contenido. ¿Por qué debería interesarle a su público el contenido que presenta? ¿En qué les beneficia? ¿Y por qué ahora?

Una vez que haya trazado la forma que adoptará este nuevo panorama de eventos, operaciones y procesos, mida sus resultados. ¿Sus clientes se sienten satisfechos y obtienen lo que necesitan a través de formatos virtuales? En función de la respuesta, pivote o itere para ofrecer las mejores experiencias posibles.

No hay duda de que estamos en medio de algo que probablemente ninguno de nosotros haya experimentado antes. Pero ahora es el momento de inclinarse por evaluar lo que necesita invertir -tanto tiempo como recursos- en una estrategia de eventos virtuales. El objetivo final es garantizar que sus clientes sepan que usted es un líder en innovación y tecnología, y que tiene en cuenta sus intereses, presentando contenidos y experiencias que respondan a sus necesidades.