Por qué se pide tiempo muerto en las hojas de asistencia

Las disrupciones en la tecnología y los medios de comunicación han alterado radicalmente la forma en que las organizaciones trabajan y colaboran entre sí, acelerando tanto el ritmo de producción como la necesidad de nuevos contenidos. Estos cambios están llevando a muchos socios a centrar y medir sus esfuerzos en los resultados, lo que pone de relieve la necesidad de que las organizaciones optimicen sus infraestructuras y flujos de trabajo ahora mismo. Una forma de que estos proveedores de servicios sean más eficientes es eliminar las hojas de horas de su práctica.

Aunque las hojas de horas funcionan perfectamente en algunas organizaciones, no son una regla rígida que todos deban cumplir. Prescindir de ellas nos ha venido muy bien porque hemos diseñado un enfoque más cualitativo de los datos, basado en la velocidad en lugar de centrarnos en el uso del tiempo por parte de las personas.

La política de no rellenar partes de horas está integrada en nuestra cultura desde el primer día. "No queremos que nos traten como empleados, así que no lo hacemos como empleadores", dice ter Haar. Sin embargo, a medida que MediaMonks crecía, se encontró con el rechazo del sector. "El principal comentario que siempre recibíamos de la gente era: 'No podéis tener 20 personas sin hojas de horas. Oh, no puedes tener 50 personas sin hojas de horas'" A pesar de ello, ter Haar descubrió que alejarse del control del tiempo puede ser beneficioso.

Esto no significaba agarrarse a un clavo ardiendo sin los datos adecuados para tomar decisiones; más bien, "si eres una empresa de operaciones bien gestionada, todos los datos que necesitas proceden de tu modelo de operaciones", dice ter Haar. "Los datos tienen que proceder de cómo organizas tu empresa, no de las personas que hacen el trabajo real"

El jurado no se pronuncia sobre los datos de las hojas de horas

La velocidad es una de las principales preocupaciones de la mayoría de las organizaciones, por lo que puede parecer contraintuitivo que el seguimiento del tiempo no equivalga necesariamente a lograr un alto ritmo de trabajo. La razón de ello es que el control del tiempo a menudo no es preciso, lo que puede perturbar sus esfuerzos para asignar los recursos de la manera más eficiente.

"Centrar toda tu atención en las hojas de control horario es un poco erróneo porque sabemos que los datos son defectuosos", dice MediaMonks ter Haar. A menudo son tan complejos que dejan mucho margen al error, y los trabajadores pueden olvidar detalles al introducir los datos. Además, el proceso lleva tiempo y puede minar la moral. "Las hojas de horas pueden hacer que los miembros del equipo se sientan como si fueran meros activos", dice ter Haar. En el peor de los casos, pueden sentirse presionados para mentir sobre cómo emplean su tiempo, "aunque les digas que los datos no se utilizarán de forma que les afecte negativamente", afirma ter Haar. Piénsalo: en lugar de explicar por qué una tarea ha llevado más tiempo del previsto y por qué la estimación era errónea, es más fácil que un trabajador mienta sobre el tiempo empleado.

¿Cómo puede estar seguro de los recursos, el tiempo y el presupuesto necesarios para completar un proyecto? Una solución es dejar de centrarse en la microgestión de cifras y actividades. Según ter Haar, la pregunta más importante al final de un proyecto es si se ha hecho el trabajo y, si no se ha hecho, por qué "Es algo que las hojas de horas no están preparadas para definir", afirma.

En su lugar, las organizaciones harían bien en emplear en su equipo de operaciones a personas que tengan experiencia directa de la planta de producción. A partir de esta experiencia y de su conocimiento del proceso de concepción y ejecución de un proyecto, se puede confiar en que el equipo de operaciones haga una estimación de lo que se necesita sin que el resto de la organización tenga que soportar una carga de control del tiempo.

¿Cómo puede mantener el rumbo sin el control del tiempo?

Para algunas organizaciones, las hojas de horas son esenciales para planificar proyectos y recursos. MediaMonks empezó sin hojas de horas, así que, a diferencia de otras empresas, nunca tuvimos que prescindir de ellas. Entonces, ¿cómo puedes imaginar el flujo de trabajo de tu organización sin ellas?

Una organización basada en valores se nutre de proporcionar a los miembros del equipo un sentimiento de autonomía y propiedad, lo que les anima a resolver problemas para alcanzar con éxito un plazo. Lo importante es que los equipos se sientan realmente dueños de un proyecto. "A los equipos les gusta ganar juntos", dice ter Haar. "Con una cultura en torno a un estado de esfuerzo constante, todo lo demás encajará"

Un sentido de colaboración y cercanía es esencial para que un equipo así prospere. En lugar de ordenar que se termine una tarea en un plazo determinado, puede ser mucho más motivador recordar a un equipo el valor de cada función y que todo el equipo se ve afectado por la capacidad de los miembros para cumplirla. Inculcar este sentimiento de camaradería y la oportunidad de ganar juntos impulsa el entusiasmo por hacer el mejor trabajo posible.

También conviene fomentar una comunicación estrecha y diaria que garantice que todos los miembros de un proyecto están en la misma sintonía. Cuando todos se informan mutuamente de lo que han conseguido y lo que no han conseguido en un día, no hay necesidad de controlar el tiempo: lo que importa es que el proyecto se complete antes de la fecha límite.

Y esto nos devuelve a la pregunta inicial planteada por ter Haar: "Nos preguntamos si hay alguna forma de ser más eficientes sin que ello afecte a nuestro talento ni a nuestros clientes", dice refiriéndose al procedimiento general. "Quizá haya un proceso que podamos optimizar. Quizá haya una biblioteca o un marco que deberíamos utilizar porque nos permite ser más rápidos"

Al finalizar un proyecto, el equipo de operaciones puede recurrir a los datos cualitativos de las colaboraciones de su equipo para comprender qué funcionó, qué no funcionó y qué significa eso para los proyectos posteriores de ese equipo. Con esta infraestructura, cualquier organización puede desarrollar un flujo de trabajo y un modelo que den como resultado un trabajo de mayor calidad a mayor velocidad.

Hay más formas de probar algo nuevo este año además de eliminar las hojas de horas.