4 Details, die Sie Ihrem RFP hinzufügen sollten, bevor Sie auf "Senden" klicken

Ein RFP sollte sich nicht wie eine Postanweisung lesen. Die erfolgreichsten Ausschreibungen zielen vielmehr darauf ab, die strategische Kommunikation zwischen Kunden und potenziellen Kunden zu fördern.

Sie haben Ihre Ausschreibung fertiggestellt und sind nun bereit, den Partner zu finden, der alle Punkte auf Ihrer Liste der zu erbringenden Leistungen erfüllen kann. Aber eine erfolgreiche Ausschreibung sollte nicht nur die Anforderungen auflisten, sondern auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kunde und Partner fördern. Bevor Sie Ihre Anfrage verschicken, sollten Sie die folgenden Details einbeziehen, um sicherzustellen, dass Ihr Partner Ihre Ziele versteht - und bei Bedarf zusätzliche Hilfe bei der Umsetzung leisten kann.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über den gesamten Umfang der Projektleistungen.

Konzentrieren Sie sich bei der Planung Ihres Projekts und der Ausarbeitung der Ausschreibung nicht so sehr auf die großen Dinge, dass Sie die kleinen vergessen. Eine starke Kampagne umfasst mehrere verschiedene Materialien, darunter Social-Media-Assets, Gifs/Videos, Texte und vieles mehr. Nehmen Sie sich also die Zeit, alle Materialien aufzulisten, die Sie für die Produktion benötigen. Andernfalls kann es passieren, dass Sie das fehlende Material später nachholen müssen. In diesem Zusammenhang können Sie auch eine Liste der Leistungen erstellen, die nicht zum Projektumfang gehören (z. B. Konzeptzeichnungen), um für mehr Klarheit zu sorgen.

Wenn Sie nicht alle Leistungen im Griff haben oder keinen Fahrplan für Ihr Ziel haben, ist das kein Problem. Wenn Sie bereits einige Partner ins Auge gefasst haben, sehen Sie nach, ob einer von ihnen Workshops anbietet, um Kunden bei der Strategieentwicklung und Umsetzung ihrer Ziele zu unterstützen. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Marke und Ihr Projekt im Rahmen Ihrer Ausschreibung zu positionieren.

Enthalten Sie Details zum Leben nach dem Start.

Was Sie in Ihrer Ausschreibung nicht vergessen sollten, sind einige Details über die Lebensdauer Ihres Projekts nach der Markteinführung. Dies geht über eine einfache Garantievereinbarung hinaus, die sich auf die Behebung von technischen Fehlern oder Problemen für einen Zeitraum nach der Markteinführung konzentriert. Wenn das Projekt auch in Zukunft fortlaufend aktualisiert werden muss, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihr potenzieller Partner bereit ist, an einem Übergabeverfahren mitzuarbeiten, das ihm möglicherweise technische Einschränkungen auferlegt oder die Erstellung zusätzlicher Dokumentation für Ihr Team erfordert.

Es ist auch hilfreich, wenn Sie angeben, ob und wie Ihre Kampagne in eine Gesamtstrategie passt. Eine öffentlichkeitswirksame Kampagne ist zwar gut, um Aufsehen zu erregen und für viel Aufregung zu sorgen, aber ein "einmaliger" Ansatz passt nicht mehr in die heutige Medienlandschaft. "Die große Idee ist großartig und notwendig", sagt Joe Olsen, SVP of Growth bei MediaMonks, "aber die Fähigkeit, ein personalisiertes Erlebnis über verschiedene Kanäle hinweg zu liefern, ist sowohl die Herausforderung als auch die Chance, mit der Marken heute konfrontiert sind."

Wenn Ihr Projekt als Katalysator für eine größere Gesamtkampagne dient, sollten Sie diese Strategie in Ihre Ausschreibung aufnehmen. Ein guter Partner wird Ihnen dabei helfen, Ihre Botschaften projektübergreifend abzustimmen und diese Ziele zu erreichen.

Scheuen Sie sich nicht, um Rat zu fragen.

Manche Unternehmen nehmen sich bei der Entwicklung von Kampagnenzielen mehr vor, als sie kauen können, was zu Systemen oder Plattformen führt, die nicht wirklich nachhaltig sind. Eifrige Agenturen liefern alles, was der Kunde wünscht, unabhängig davon, ob die Lösung der Größe oder der Erfolgsbilanz des Kunden entspricht. So kann es vorkommen, dass sie einem Kunden ein hochmodernes CRM-System anbieten, der Kunde dann aber feststellt, dass es zu komplex ist, um es effizient zu nutzen.

Im Idealfall ist der von Ihnen gewählte Partner in der Lage, seine Sichtweise einzubringen, um Ihnen zu helfen, die am besten geeignete Lösung zu finden - auch wenn das bedeutet, dass er Ihnen hilft, Ihr Ökosystem im Laufe der Zeit zu erweitern. Wenn Sie also Hilfe für eine bestimmte Branche, Technologie oder Plattform benötigen, zögern Sie nicht, sie um ihre professionelle Meinung zu einem bestimmten Thema zu bitten.

Wenn Kunden ihren Bedarf in einem RFP mit größerer Transparenz formulieren, hilft das den potenziellen Kunden, ihre Bedürfnisse und Grenzen zu verstehen. Ein solcher proaktiver Ansatz hilft den Kunden, einen größeren Nutzen aus der Geschäftsbeziehung zu ziehen. Und wo wir gerade von Kommunikation sprechen..

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für den Umgang mit unerwarteten Problemen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt aus dem Ruder läuft, ist nicht allzu groß, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht proaktiv das Risiko verringern sollten. Eines der häufigsten Probleme, mit denen Kunden und ihre Partner konfrontiert werden, ist ein unerwarteter Urlaub, der die Arbeit zum Stillstand bringt - obwohl sich dies leicht vermeiden lässt, wenn Sie einen detaillierten Zeitplan in Ihre Ausschreibung aufnehmen.

Bei längerfristigen Projekten ist die Fluktuation im Team manchmal ein Problem, sei es, dass ein Manager die Rolle wechselt oder ein Entwickler zu einem anderen Projekt übergeht. Für größere Unternehmen, die über genügend Ressourcen verfügen, ist dies jedoch kein großes Problem, daher ist es sinnvoll, die Größe des Teams oder der Organisation zu erfragen.

Ein klarer Kommunikationsplan ist ein guter Weg, um Probleme im Laufe eines langfristigen Projekts zu vermeiden, und eine Ausschreibung ist der perfekte Ort, um alle Ihre Bedürfnisse darzulegen. Wenn Sie die vier oben genannten Punkte beachten, können Sie Ihre Ausschreibungen so detailliert gestalten, dass Sie Ihren Partnern besser zeigen können, was Sie brauchen - und dass Sie leichter beurteilen können, wer für den Auftrag geeignet ist.