4 Detalhes para adicionar ao seu RFP antes de clicar em "Enviar"

Uma RFP não deve ser lida como um pedido por correio. Em vez disso, os mais bem-sucedidos se esforçam para fomentar a comunicação estratégica entre os clientes e suas perspectivas.

Você terminou de escrever sua RFP e está pronto para encontrar o parceiro que possa marcar todas as caixas em sua lista de produtos a serem entregues. Mas ao invés de simplesmente listar as necessidades, uma RFP projetada para o sucesso deve fomentar a comunicação e a colaboração entre cliente e parceiro. Antes de enviar o seu, tente incluir os detalhes abaixo para garantir que seu parceiro compreenda claramente seus objetivos - e possa fornecer alguma ajuda extra para realizá-los, se necessário.

Tenha uma noção de todo o escopo dos resultados do projeto.

Ao visualizar seu projeto e elaborar o RFP, não se concentre tanto nas coisas grandes que você esqueça também das pequenas. Uma campanha forte inclui vários materiais diferentes, que podem incluir bens de mídia social, gifs/vídeo, redação de textos e muito mais, portanto, reserve algum tempo para listar todos aqueles que você vai querer da produção. Caso contrário, você poderá se deparar com uma confusão para compensar a falta de materiais de campanha mais tarde. Em uma nota relacionada, você pode incluir uma lista de produtos que estão excluídos do escopo de seu projeto (por exemplo, arte conceitual) para maior clareza.

Se você não tiver um controle sobre todos os produtos ou um roteiro para seu objetivo, tudo bem; é para isso que servem os parceiros, e eles podem ajudá-lo a encontrar suas respostas. Se você já está de olho em alguns parceiros, veja se há alguma oferta de workshops para ajudar os clientes a definir estratégias e realizar seus objetivos. Isto também pode ajudá-lo a fazer um caso para sua marca e projeto na proposta de valor da sua RFP.

Incluir detalhes sobre a vida após o lançamento.

Algo que sua RFP não deve ignorar são alguns detalhes sobre a vida do seu projeto pós-lançamento. Isto vai além de um simples acordo de garantia, que se concentra na correção de bugs técnicos ou problemas por um período passado do lançamento. Se o projeto precisar de atualizações contínuas no futuro, certifique-se de que seu parceiro em potencial esteja aberto para colaborar com um procedimento de entrega, que pode impor limitações técnicas ou exigir que ele elabore documentação adicional para sua equipe.

Também é útil detalhar se, e como, sua campanha se enquadra dentro de uma estratégia geral. Embora uma campanha de alto perfil seja certamente agradável por causar uma agitação e gerar muita emoção, uma abordagem "um e pronto" não se enquadra mais no panorama da mídia de hoje. "A grande idéia é grande e necessária", diz Joe Olsen, SVP de Crescimento da MediaMonks, "mas a capacidade de proporcionar uma experiência personalizada através de diferentes canais é tanto o desafio quanto a oportunidade que as marcas enfrentam hoje"

Se seu projeto serve como catalisador para uma campanha geral maior, inclua essa estratégia em sua RFP. Um bom parceiro o ajudará a garantir que suas mensagens se alinhem entre os projetos e o ajudará a atingir esses objetivos.

Não tenha medo de pedir conselhos.

Algumas empresas mordem mais do que podem mastigar ao desenvolver objetivos de campanha, resultando em sistemas ou plataformas que não são realmente sustentáveis. Agências ávidas entregarão o que o cliente pedir, independentemente de a solução se adequar ao tamanho ou ao histórico do cliente. Por exemplo, elas podem fornecer um CRM de última geração para um cliente que procura um, apenas para que o cliente descubra que é muito complexo para que ele o utilize eficientemente.

Idealmente, seu parceiro escolhido será capaz de oferecer seu ponto de vista para ajudá-lo a encontrar a solução mais adequada - mesmo que isso signifique ajudá-lo a desenvolver seu ecossistema ao longo do tempo. Na verdade, os parceiros são especialistas em sua área, portanto, se você precisar de ajuda com uma indústria, tecnologia ou plataforma específica, não hesite em pedir sua opinião profissional sobre como abordar algo.

Quando os clientes escrevem suas necessidades em uma RFP com maior transparência, isso ajuda os potenciais clientes a compreender suas necessidades e limitações. Tal abordagem pró-ativa ajuda os clientes a obter muito mais valor do relacionamento. E por falar em comunicação..

Ter um plano de comunicação para lidar com questões inesperadas.

A chance de seu projeto sair dos trilhos não é muito alta, mas isso não significa que você não deva ser pró-ativo na redução do risco. Um dos problemas mais comuns que os clientes e seus parceiros encontram é um feriado inesperado que coloca as coisas em risco - embora isso seja facilmente evitado através da inclusão de um calendário detalhado em seu RFP.

A rotatividade da equipe às vezes é um problema com projetos de longo prazo, seja um gerente trocando de função ou um desenvolvedor passando para outro projeto. Mas isto não é um grande problema para empresas maiores que têm recursos de sobra, então é útil solicitar o tamanho da equipe ou da organização.

A criação de um plano de comunicação claro é uma ótima maneira de evitar problemas no decorrer de um projeto de longo prazo, e um RFP é o lugar perfeito para expor qualquer e todas as suas necessidades. Mantendo os quatro pontos acima em mente, você pode adicionar um nível de detalhes às suas RFPs que melhor mostram aos parceiros o que você precisa - e tornará mais fácil para você avaliar quem está apto para o trabalho.