Movendo-se de eventos presenciais para eventos virtuais: 5 Passos a Dar Hoje

Este artigo foi publicado originalmente pela AMA @ ama.org.

As restrições governamentais e auto-impostas relacionadas ao coronavírus COVID-19 estão afetando cada vez mais nossas comunidades e empresas a cada dia. E com o novo normal abrangendo distanciamento social, trabalho remoto e eliminação de reuniões públicas para o futuro previsível, é hora de dar uma olhada dura em sua estratégia de eventos empresariais e fazer mudanças no dia-a-dia.

Embora a mudança para o digital em geral possa parecer um bom plano, nossos clientes - especialmente nossos clientes globais - estão adotando uma abordagem mais ponderada para realmente identificar o que pode e o que não pode ser convertido para o digital.

Portanto, seja você uma grande empresa que lida com centenas de eventos programados no horizonte ou uma pequena ou média empresa (SMB) com um punhado de eventos importantes planejados, aqui estão cinco dicas para passar de uma estratégia de evento presencial para uma estratégia de evento digital:

1. Criar um comitê de direção de eventos.

O comitê deve incluir sua equipe principal de especialistas em eventos de marketing de go-to marketing e podem também incluir parceiros adicionais ou recursos de outras equipes (tecnologia, por exemplo). Esses líderes podem orientar seu pessoal de marketing local e regional que está tentando entender o que está acontecendo em escala global para que eles possam atuar em seus próprios mercados. O comitê também pode ajudar a racionalizar os processos e a comunicação em torno das mudanças de estratégia, bem como treinar os marqueteiros sobre como responder neste ambiente único.

2. Avalie os eventos através do segundo trimestre.

Seja realista sobre o que é absolutamente necessário. Resolva até o final do Q2, por enquanto, tendo em mente o seguinte:

• O que cancelar. Qualquer evento presencial programado para as próximas duas a três semanas não pode ser executado bem digitalmente neste curto espaço de tempo. E eventos com foco em rede não se traduzem bem em reuniões virtuais. Empurre ou cancele estes.
• O que converter para o digital. Para o segundo trimestre (abril a junho), avaliar o que pode e deve ser mudado para um formato digital e o que pode ser adiado para o terceiro trimestre ou mais tarde. Eventos educacionais ou focados em produtos - assim como notas-chave e entrevistas - adaptam-se bem virtualmente. Qualquer outra coisa provavelmente poderia ser empurrada para fora. Pense em termos do que seu cliente e seu público poderiam se beneficiar agora.
• Considere a consolidação de conteúdo similar. Crie menos eventos e convide audiências maiores e mais amplas.
• Identifique como é o sucesso. A conversão de um evento presencial para um formato digital (mesmo sobre o mesmo tópico) terá referências de sucesso muito diferentes. Ao avaliar o que cancelar e o que converter, pense em como seria o sucesso - números de presença, quanto tempo os participantes permaneceram, compartilhamento de mídias sociais, downloads de conteúdo, e assim por diante, e se as metas de sucesso são alcançáveis para este evento em particular em um ambiente virtual.

3. Faça um inventário.

Determinar recursos tecnológicos, fluxos de trabalho e conjuntos de habilidades de equipe.

• Considerar plataformas de eventos. Se você precisar de uma plataforma de eventos de terceiros, faça sua pesquisa sobre quais outras empresas do seu porte estão usando. Uma vez elaborada uma lista, construa uma matriz de recursos como análise, taxas de largura de banda, suporte ao cliente, capacidade de incorporação e integração de mídia social.
• Avalie os fluxos de trabalho. Você tem acesso a um estúdio, a uma equipe de vídeo e a uma equipe de produção profissional? Ou talvez você tenha um estúdio, mas precisa contratar profissionais para ajudar na gravação e produção. Ao considerar os formatos, avalie quais ferramentas e equipes você tem e quais você precisará, pois estas poderiam acrescentar tempo e custo.

4. Criar uma sólida experiência virtual.

Antes de elaborar um único conteúdo, esforce-se para compreender seu público, seus pontos de dor e o que eles ganharão com a participação em seu evento. Certifique-se de que você está trazendo a eles uma experiência única e valiosa, uma experiência que eles não podem obter em nenhum outro lugar.

• Quando se trata de conteúdo, pense como um membro do público. Como você pode ajudá-los em seus negócios? O que você tem a oferecer que é único?
  • Para tópicos de grandes filmes, uma estratégia pode ser criar um conteúdo de vídeo muito curto e pré-gravado ou uma apresentação TED Talk-style de 15 minutos ou menos que seja envolvente e inspiradora.
  • Para tópicos educacionais, parti-los em pedaços menores, talvez mais como um vídeo sob demanda, onde o conteúdo é pré-gravado e pode ser consumido conforme necessário.
• Inovar. Tentar abordagens diferentes para o engajamento. Descubra através de pesquisas pré e pós evento digital o que os consumidores estão procurando e como você pode incorporar tópicos em seu evento digital, seja uma mensagem inspiradora, um anúncio de produto, ou uma demonstração.
• Use o formato correto. Forneça experiências que permitam aos clientes consumir o conteúdo da melhor maneira possível. O conteúdo deve ser fornecido em formato de vídeo? Ou um post no blog, um e-mail ou algum outro formato seria melhor? E se for vídeo, deveria ser um livestream ou conteúdo pré-gravado seria suficiente, tal como vídeo sob demanda?

5. Dobre sua estratégia promocional.

Pense em seu público - onde eles gastam seu tempo e mensagens-chave que podem despertar seu interesse.

• Considere o comportamento do usuário e as plataformas. Se o modo de comunicação é Instagram, Facebook, Twitter ou e-mail, pense em quanto e quando promover.
• Comunique-se de forma criativa. No ambiente atual, os clientes receberão uma infinidade de e-mails e comunicações todos os dias com um link para uma experiência virtual. O seu precisa se destacar.
• Destacar e diferenciar seu conteúdo. Por que seu público deve se importar com o conteúdo que você está apresentando? Como eles se beneficiam? E por que agora?

Uma vez que você mapeie o que vai tomar esta nova paisagem de eventos, operações e processos, meça seus resultados. Seus clientes estão se sentindo satisfeitos e obtendo o que precisam através de formatos virtuais? Dependendo da resposta, pivot ou itere para oferecer as melhores experiências possíveis.

Não há dúvida de que estamos no meio de algo que provavelmente nenhum de nós já tenha experimentado antes. Mas agora é o momento de se inclinar para avaliar o que você precisa para investir - tanto tempo e recursos - em uma estratégia de evento virtual. O objetivo final é garantir que seus clientes saibam que você é líder em inovação e tecnologia, e que você tem em mente seus melhores interesses, apresentando conteúdos e experiências que falam de acordo com suas necessidades.