Por que chamamos o Time-Out em Timesheets

As interrupções na tecnologia e na mídia alteraram radicalmente a maneira como as organizações trabalham e colaboram entre si, acelerando tanto o ritmo de produção quanto a necessidade de novos conteúdos. Estas mudanças estão levando muitos parceiros a concentrar e medir seus esforços nos resultados, destacando a necessidade das organizações otimizarem suas infra-estruturas e fluxos de trabalho agora mesmo. Uma maneira para que estes prestadores de serviços se tornem mais enxutos é livrando-se das folhas de horas de sua prática.

Embora as folhas de ponto funcionem perfeitamente bem para algumas organizações, elas não são uma regra difícil e rápida que todos devem subscrever. Trabalhar sem elas tem sido ótimo para nós porque projetamos uma abordagem mais qualitativa dos dados, construída em torno da velocidade, em vez de colocar nosso foco no uso do tempo pelos indivíduos.

Desde o primeiro dia, a política de "sem fichas de horas" tem sido incorporada em nossa cultura. "Preencher fichas de horas não é como queremos ser tratados como um empregado, portanto não estamos fazendo isso como um empregador", diz ter Haar. Mas ele descobriu que a indústria se empurrava à medida que a MediaMonks crescia. "O feedback número um que sempre recebemos das pessoas é: 'Você não pode ter 20 pessoas sem as folhas de horas. Oh, você não pode ter 50 pessoas sem timesheets"" Apesar disso, ter Haar descobriu que um foco longe de rastrear o tempo pode ser benéfico.

Isto não significava agarrar a palha sem os dados certos para tomar decisões; em vez disso, "se você é uma empresa de operações bem administrada, todos os dados que você precisa vêm do seu modelo de operações", diz ter Haar. "Os dados precisam vir de como você organiza sua empresa, não das pessoas que fazem o trabalho real"

O Júri está fora dos dados do Timesheet

A velocidade é uma das principais preocupações da maioria das organizações, portanto pode parecer contra-intuitivo que o acompanhamento do tempo não equivale necessariamente a alcançar uma alta taxa de trabalho. A razão disto é que o acompanhamento do tempo muitas vezes não é preciso, o que pode realmente interromper seus esforços para alocar recursos da maneira mais eficiente.

"Concentrar toda sua atenção em timesheets é um pouco equivocado porque sabemos que os dados são defeituosos", diz a MediaMonks ter Haar. Eles são freqüentemente tão complexos que deixam muito espaço para erros, e os trabalhadores podem muitas vezes esquecer detalhes ao inserir os dados. Além disso, o processo leva tempo e pode se reduzir ao mínimo de moral. "As folhas de tempo podem fazer com que os membros da equipe se sintam como se fossem apenas bens", diz ter Haar. Na pior das hipóteses, eles podem sentir pressão para mentir sobre como gastam seu tempo, "mesmo que você diga que os dados não serão usados de forma a causar-lhes um impacto negativo", diz ter Haar. Pense nisso: em vez de explicar porque uma tarefa levou mais tempo do que o esperado e porque a estimativa estava errada em primeiro lugar, é mais fácil para um trabalhador mentir sobre o tempo gasto.

Então, como você tem certeza sobre os recursos, tempo e orçamento necessários para completar um projeto? Uma solução é mudar seu foco para longe da microgestão de números duros e atividades. De acordo com ter Haar, as perguntas mais importantes a serem feitas no final de um projeto é se o trabalho foi feito - e se não foi, por quê? "Olhe para isso, que as folhas de tempos não estão preparadas para definir", diz ele.

Ao invés disso, as organizações fariam bem em empregar sua equipe de operações com pessoas que tenham experiência direta do chão de produção. A partir desta experiência e de sua compreensão do processo de concepção e execução de um projeto, você pode confiar na equipe de operações para fazer uma estimativa do que é necessário sem terceirizar uma carga de tempo de rastreamento para o resto da organização.

Como você pode permanecer no caminho sem o rastreamento do tempo?

Para algumas organizações, as planilhas de tempo são essenciais para o planejamento de projetos e recursos. A MediaMonks começou sem timesheets, portanto, ao contrário de outras empresas, nunca tivemos que fazer uma transição para longe delas. Então, como você pode visualizar o fluxo de trabalho de sua organização sem elas?

Uma organização baseada em valores prospera ao proporcionar aos membros da equipe um senso de autonomia e propriedade, o que os incentiva a resolver problemas para alcançar um prazo com sucesso. O importante é que as equipes se sintam verdadeiramente donas de um projeto. "As equipes gostam de vencer juntas", diz ter Haar. "Com uma cultura em torno de um estado de luta constante, tudo o resto cairá no lugar"

Um senso de colaboração e proximidade é essencial para que uma equipe desse tipo prospere. Ao invés de ordenar que uma tarefa seja concluída até certo tempo, pode ser muito mais motivador lembrar a uma equipe o valor de cada papel e toda a equipe é afetada pela capacidade dos membros de dar seguimento. Instilar este senso de camaradagem e uma oportunidade de vencer juntos gera um sentimento de entusiasmo para fazer seu melhor trabalho.

Também cabe a você incentivar uma comunicação próxima e diária que garanta que todos os membros de um projeto estejam na mesma página. Quando todos se reportam uns aos outros sobre o que têm e não foram capazes de realizar em um dia, há pouca necessidade de acompanhar o tempo - o que importa é que o projeto seja concluído dentro do prazo.

E isto nos leva de volta à pergunta inicial feita por ter Haar: "Estamos perguntando se existe uma maneira de ser mais eficiente sem afetar nosso talento e nossos clientes", disse ele sobre o procedimento geral. "Talvez haja um processo que possamos otimizar". Talvez haja uma biblioteca ou estrutura que devamos usar porque nos permite ser mais rápidos"

Na conclusão de um projeto, a equipe de operações pode aproveitar os dados qualitativos das colaborações de sua equipe para entender o que funcionou, o que não funcionou e o que isso significa para os projetos subseqüentes para essa equipe. Com esta infra-estrutura implementada, qualquer organização pode desenvolver um fluxo de trabalho e um modelo que resultem em um trabalho de maior qualidade a uma velocidade mais rápida.

Há mais maneiras de tentar algo novo este ano, além de eliminar as folhas de tempos.